Zapier on ohjelmistotyökalu toistuvien töiden automatisointiin. Näitä töitä voi olla esimerkiksi sähköpostin liitetiedostojen tallentaminen pilveen, päivittäisen myyntiraportin lähettäminen kirjanpitäjälle tai vaikkapa NPS- kyselyn lähettäminen asiakkaalle.
Automatisoimalla toistuvia töitä säästämme aikaa sitä tarvitsevimpiin töihin. Automatisoimalla poistamme myös mahdollisuuden unohduksiin ja varmistamme, että esimerkiksi jokainen verkkokaupastasi tilannut saa varmasti kiitosviestin omaan sähköpostiinsa.
Kuinka minä Zapier
Selvennetään aluksi hiukan sanastoa. Zapier on ohjelmisto, jolla automatisoit eri toimenpiteitä. Zapierissa luodaan zappeja, jotka toimivat aina yhtenä toimenpiteenä, joka automatisoidaan. Kun automatisoitu toimenpide suoritetaan, on yksi suoritys yksi taski. Jos sinulla on esimerkiksi kaksi zappia ja molemmat näistä tekevät kaksi toimenpidettä, olet yhteensä käyttänyt neljä taskia. Tämä on hyvä pitää mielessä, koska taskien määrä on rajattu. Mikäli käytät kuukauden rajasi, voit joko ostaa lisää tai odottaa kuukauden vaihtumista. Odottavia taskeja voi olla jonossa, mutta ei loputtomasti.
Tehtyäsi tilin Zapieriin, näet päävalikossa vasemmalla eri vaihtoehtoja Zappien tekemiseen. Oikealla yläkulmassa oman käyttäjäsi ja keskellä Zapierin ilmoituksia tai muita ehdotuksia zappien tekemiseen.
Kohdassa Zaps näet kaikki tekemäsi Zapit.
My Apps sisältää kaikki sovellukset, joihin olet yhdistänyt Zapierin jollain tavalla
Zap Historystä näet omien Zappiesi historian ja niiden automatisoidut taskit.
Explore on tarkoitettu uusien automatisointi ideoiden löytämiseen.
Get Helpistä nimensä mukaan löydät apua kysymyksiin.
Kaikkien näiden alta löydät oman palvelutasosi ja paljon sinulla on jäljellä kuukauden taskeja ja koska mittari nollaantuu.
Zapin luominen
Suunnitelma on seuraava. Totetutetaan Zappi, joka lähettää yrityksen Slack- sovelluksen #yleinen- kanavalle hassun kissa gif:in joka työaamu kello 9.
Triggeri
Triggeri on tapahtuma, joka laukaisee toimenpiteen.
Triggerinä toimii aika klo 9am, eli 9.00, mutta pois suljettuna viikonloput. Mikäli haluat, voit vaihtaa kellonaikaa haluamaksesi ja toimenpiteen voi tehdä myös viikonloppuisin.
Toimenpide 1, Kuvan hakeminen
Toimenpiteeseen valitsemme sovelluksen Giphy, joka sisältää paljon erilaisia GIF- animaatioita. Tämän sovelluksen kanssa haluamme tehdä toimenpiteen Find Gif- eli etsi gif. Seuraavassa kuvassa määrittelemme etsittävän kuvan, joka on tässä projektissa ”funny cat”. Haluamme kuvan olla mahdollisimman neutraali ja hyväksyttävä työympäristöön, joten valitsemme Rating- vaihtoehdoksi (G) General. Mikäli antamallamme hakusanalla ei löydy yhtään kuvaa, voimme viimeiseen kenttään antaa määrityksen nollan hakutuloksen varalta.
Toimenpide 2, kuvan lähetys Slackkiin
Nyt olemme määritelleet triggerin, eli milloin mitä tapahtuu ja ensimmäisen toimenpiteen, eli mitä haetaan. Lopuksi haluamme määrittää sen, mitä tälle haetulle materiaalille tehdään. Valitsemme sovellukseksi Slack ja toimenpiteeksi lähetä viesti kanavalle.
Annamme oikeudet Zapierin tulla kanavallemme. Tämä voi olla minkä tahansa käyttäjän oikeudet, eli et tarvitse erillistä botti accounttia tähän. Kohtaan Set up action voit määrittää vaikka ja mitä, mutta en halua tämän sivun lataavan liian kauan ison kuvan takia, joten nappasin tähän alun, koska siinä on tärkeimmät määrittelyt.
Määrittelyssä asetat ensin kanavan, jolle haluat botin lähettävän kuvan. Lähetettävä teksti on automaattisesti täytetty, sillä se vaihtelee päivittäin. Lopuksi voit valita, haluatko lähettäjän olevan sinun nimeämäsi botti vai henkilö, jonka kirjautumistunnuksilla botti on sisällä. Todennäköisesti nämä ovat sinun omat tunnuksesi.
Testaus
Lopuksi pystyt testaamaan suoraa Zapierissa, miten tekemäsi zap toimii. Mikäli saat virheilmoituksen, voit korjata sen ennen automaation aloittamista.
Lopputuloksesta ”nauttiminen”
Seuraavana aamuna huomaat, kuinka juuri rakentamasi botti lähettää sinulle hassun GIFin kissasta ja kaikki yrityksesi työntekijät voivat kommentoida ja kehua sinua onnistumisestasi ja rankasta työstäsi yrityksen hyvinvoinnin eteen.
Oikeasti järkevät käyttökohteet Zapierille
Kun hassu kissakuvaprojekti on tehty, voidaan keskittyä oikeasti liiketoimintaa helpottaviin ja kehittäviin toimintoihin. Zapier mahdollistaa
Verkkokauppatoimintaan hyviä käyttökohteita Zapierille on esimerkiksi palaute tai NPS- kyselyn lähetys tilauksen jälkeen. Yksinkertaistettuna lauseke menisi siis niin, että kun triggerinä toimiva tilaus tulee läpi, ottaa Zapier sähköpostin tilauksesta. Tämän jälkeen odota 21pv ja lähetä tähän sähköpostiin viesti. Tähän saadaan integroitua myös tuotteen tiedot.
Hyviä yritysmyynnin käyttökohteita Zapierille ovat esimerkiksi sisään tulleen liidin vienti suoraa CRM- järjestelmään ja kaupan tapahduttua tiedot voi viedä esimerkiksi Trelloon tai muuhun, jossa sitten yrityksen muu, kuin myynti-tiimi toimii. Tähän lauseke toimisi seuraavasti: Kun henkilö lähettää täytetyn Google Forms- taulukon, Zapier nappaa tiedot automaattisesti Excelistä, johon tiedot on tallennettu ja tekee uuden liidin esimerkiksi Pipedriveen.
Tätä voi halutessaan johtaa vielä pidemmälle tekemällä automaattisesti sisään tulevalle liidille kalenterivarauksen, joten myyjällä on aina kalenteri täynnä sisään tulleita liidejä.
Hinta
Zapierin käyttöönotto on täysin ilmaista ja pääset alkuun täysin ilmaiseksi. Maksullisten versioiden hinnat jakautuvat kahteen ryhmään, jotka ovat taskien määrä ja ominaisuudet. Taskien minimimäärä nousee myös valitsemasi palvelutason mukaan.
Riippuen valitsemastasi palvelutasosta, saat eri määrän ominaisuuksia käyttöösi. Olen listannut niiden määrän antamaan
| Free | Starter | Professional | Team | Company | |
|---|---|---|---|---|---|
| Hinta | Ilmainen | 17,25€ | 42,24€ | 257,96€ | 516,78€ |
| Taskien määrä | 100 Taskia | 750 Taskia | 2000 Taskia | 50 000 Taskia | 100 000 Taskia |
| Ominaisuudet | 1 | 5 | 7 | 12 | 19 |
Tutustu tarkkaan hinnastoon ja eri ominaisuuksiin suoraa Zapierin sivulla https://zapier.com/pricing. Sivulla voit myös muuttaa haluamasi ominaisuuksien ja Taskien määrän, joten räätälöinti omiin tarpeisiin onnistuu kätevästi.
Loppusanat
Zapier on mielestäni toimiva työkalu ja alkuun pääseminen ilmaiseksi auttaa pienen kynnyksen aloittamiseen. Zapierilla pystyt paikkaamaan eri ohjelmien välisiä yhteensopivuuksia ja nopeuttamaan työskentelyäsi eri ohjelmissa. Yksinään Zapier ei ehkä loista olemassaolollaan, mutta jos organisaatiossasi tai omassa toiminnassasi on paljon eri ohjelmia, jotka eivät välttämättä suoraa kommunikoi keskenään on Zapier hyvä lisä
Huomio: En ole saanut rahaa blogitekstin kirjoittamiseen, enkä saa linkkieni painamisesta tai niiden kautta kirjautumisesta korvausta. Linkit eivät siis ole affiliate- linkkejä. Käytän sovellukseen yritykseni rahaa noin 100e/kk. En ole siis myöskään saanut sovellusta ilmaiseksi blogitekstin kirjoittamista varten. Blogiteksti on kirjoitettu sillä ajatuksella, että siitä voisi olla lukijalle hyötyä ja saan tätä kautta orgaanista näkyvyyttä Googlessa.
Jäikö jokin mietityttämään? Laita kommenttia suoraan yhteystiedot- sivulla, Facebookissa tai Instagramissa. Seuraa tilejäni somessa niin saat heti tiedon, kun uusi julkaisu on luettavissa!