Zapier – Helpota työpäivääsi automaatioilla

Markkinointi

Zapier on ohjelmistotyökalu toistuvien töiden automatisointiin. Näitä töitä voi olla esimerkiksi sähköpostin liitetiedostojen tallentaminen pilveen, päivittäisen myyntiraportin lähettäminen kirjanpitäjälle tai vaikkapa NPS- kyselyn lähettäminen asiakkaalle.

Automatisoimalla toistuvia töitä säästämme aikaa sitä tarvitsevimpiin töihin. Automatisoimalla poistamme myös mahdollisuuden unohduksiin ja varmistamme, että esimerkiksi jokainen verkkokaupastasi tilannut saa varmasti kiitosviestin omaan sähköpostiinsa.

Kuinka minä Zapier

Selvennetään aluksi hiukan sanastoa. Zapier on ohjelmisto, jolla automatisoit eri toimenpiteitä. Zapierissa luodaan zappeja, jotka toimivat aina yhtenä toimenpiteenä, joka automatisoidaan. Kun automatisoitu toimenpide suoritetaan, on yksi suoritys yksi taski. Jos sinulla on esimerkiksi kaksi zappia ja molemmat näistä tekevät kaksi toimenpidettä, olet yhteensä käyttänyt neljä taskia. Tämä on hyvä pitää mielessä, koska taskien määrä on rajattu. Mikäli käytät kuukauden rajasi, voit joko ostaa lisää tai odottaa kuukauden vaihtumista. Odottavia taskeja voi olla jonossa, mutta ei loputtomasti.

Tehtyäsi tilin Zapieriin, näet päävalikossa vasemmalla eri vaihtoehtoja Zappien tekemiseen. Oikealla yläkulmassa oman käyttäjäsi ja keskellä Zapierin ilmoituksia tai muita ehdotuksia zappien tekemiseen.

Kohdassa Zaps näet kaikki tekemäsi Zapit.
My Apps sisältää kaikki sovellukset, joihin olet yhdistänyt Zapierin jollain tavalla
Zap Historystä näet omien Zappiesi historian ja niiden automatisoidut taskit.
Explore on tarkoitettu uusien automatisointi ideoiden löytämiseen.
Get Helpistä nimensä mukaan löydät apua kysymyksiin.

Kaikkien näiden alta löydät oman palvelutasosi ja paljon sinulla on jäljellä kuukauden taskeja ja koska mittari nollaantuu.

Zapin luominen

Suunnitelma on seuraava. Totetutetaan Zappi, joka lähettää yrityksen Slack- sovelluksen #yleinen- kanavalle hassun kissa gif:in joka työaamu kello 9.

Triggeri

Triggeri on tapahtuma, joka laukaisee toimenpiteen.

Triggerinä toimii aika klo 9am, eli 9.00, mutta pois suljettuna viikonloput. Mikäli haluat, voit vaihtaa kellonaikaa haluamaksesi ja toimenpiteen voi tehdä myös viikonloppuisin.

Toimenpide 1, Kuvan hakeminen

Toimenpiteeseen valitsemme sovelluksen Giphy, joka sisältää paljon erilaisia GIF- animaatioita. Tämän sovelluksen kanssa haluamme tehdä toimenpiteen Find Gif- eli etsi gif. Seuraavassa kuvassa määrittelemme etsittävän kuvan, joka on tässä projektissa ”funny cat”. Haluamme kuvan olla mahdollisimman neutraali ja hyväksyttävä työympäristöön, joten valitsemme Rating- vaihtoehdoksi (G) General. Mikäli antamallamme hakusanalla ei löydy yhtään kuvaa, voimme viimeiseen kenttään antaa määrityksen nollan hakutuloksen varalta.

Toimenpide 2, kuvan lähetys Slackkiin

Nyt olemme määritelleet triggerin, eli milloin mitä tapahtuu ja ensimmäisen toimenpiteen, eli mitä haetaan. Lopuksi haluamme määrittää sen, mitä tälle haetulle materiaalille tehdään. Valitsemme sovellukseksi Slack ja toimenpiteeksi lähetä viesti kanavalle.

Annamme oikeudet Zapierin tulla kanavallemme. Tämä voi olla minkä tahansa käyttäjän oikeudet, eli et tarvitse erillistä botti accounttia tähän. Kohtaan Set up action voit määrittää vaikka ja mitä, mutta en halua tämän sivun lataavan liian kauan ison kuvan takia, joten nappasin tähän alun, koska siinä on tärkeimmät määrittelyt.

Määrittelyssä asetat ensin kanavan, jolle haluat botin lähettävän kuvan. Lähetettävä teksti on automaattisesti täytetty, sillä se vaihtelee päivittäin. Lopuksi voit valita, haluatko lähettäjän olevan sinun nimeämäsi botti vai henkilö, jonka kirjautumistunnuksilla botti on sisällä. Todennäköisesti nämä ovat sinun omat tunnuksesi.

Testaus

Lopuksi pystyt testaamaan suoraa Zapierissa, miten tekemäsi zap toimii. Mikäli saat virheilmoituksen, voit korjata sen ennen automaation aloittamista.

Lopputuloksesta ”nauttiminen”

Seuraavana aamuna huomaat, kuinka juuri rakentamasi botti lähettää sinulle hassun GIFin kissasta ja kaikki yrityksesi työntekijät voivat kommentoida ja kehua sinua onnistumisestasi ja rankasta työstäsi yrityksen hyvinvoinnin eteen.

Oikeasti järkevät käyttökohteet Zapierille

Kun hassu kissakuvaprojekti on tehty, voidaan keskittyä oikeasti liiketoimintaa helpottaviin ja kehittäviin toimintoihin. Zapier mahdollistaa

Verkkokauppatoimintaan hyviä käyttökohteita Zapierille on esimerkiksi palaute tai NPS- kyselyn lähetys tilauksen jälkeen. Yksinkertaistettuna lauseke menisi siis niin, että kun triggerinä toimiva tilaus tulee läpi, ottaa Zapier sähköpostin tilauksesta. Tämän jälkeen odota 21pv ja lähetä tähän sähköpostiin viesti. Tähän saadaan integroitua myös tuotteen tiedot.

Hyviä yritysmyynnin käyttökohteita Zapierille ovat esimerkiksi sisään tulleen liidin vienti suoraa CRM- järjestelmään ja kaupan tapahduttua tiedot voi viedä esimerkiksi Trelloon tai muuhun, jossa sitten yrityksen muu, kuin myynti-tiimi toimii. Tähän lauseke toimisi seuraavasti: Kun henkilö lähettää täytetyn Google Forms- taulukon, Zapier nappaa tiedot automaattisesti Excelistä, johon tiedot on tallennettu ja tekee uuden liidin esimerkiksi Pipedriveen.

Tätä voi halutessaan johtaa vielä pidemmälle tekemällä automaattisesti sisään tulevalle liidille kalenterivarauksen, joten myyjällä on aina kalenteri täynnä sisään tulleita liidejä.

Hinta

Zapierin käyttöönotto on täysin ilmaista ja pääset alkuun täysin ilmaiseksi. Maksullisten versioiden hinnat jakautuvat kahteen ryhmään, jotka ovat taskien määrä ja ominaisuudet. Taskien minimimäärä nousee myös valitsemasi palvelutason mukaan.

Riippuen valitsemastasi palvelutasosta, saat eri määrän ominaisuuksia käyttöösi. Olen listannut niiden määrän antamaan

FreeStarterProfessionalTeamCompany
HintaIlmainen17,25€ 42,24€ 257,96€ 516,78€
Taskien määrä100 Taskia750 Taskia2000 Taskia50 000 Taskia100 000 Taskia
Ominaisuudet1571219

Tutustu tarkkaan hinnastoon ja eri ominaisuuksiin suoraa Zapierin sivulla https://zapier.com/pricing. Sivulla voit myös muuttaa haluamasi ominaisuuksien ja Taskien määrän, joten räätälöinti omiin tarpeisiin onnistuu kätevästi.

Loppusanat

Zapier on mielestäni toimiva työkalu ja alkuun pääseminen ilmaiseksi auttaa pienen kynnyksen aloittamiseen. Zapierilla pystyt paikkaamaan eri ohjelmien välisiä yhteensopivuuksia ja nopeuttamaan työskentelyäsi eri ohjelmissa. Yksinään Zapier ei ehkä loista olemassaolollaan, mutta jos organisaatiossasi tai omassa toiminnassasi on paljon eri ohjelmia, jotka eivät välttämättä suoraa kommunikoi keskenään on Zapier hyvä lisä

Huomio: En ole saanut rahaa blogitekstin kirjoittamiseen, enkä saa linkkieni painamisesta tai niiden kautta kirjautumisesta korvausta. Linkit eivät siis ole affiliate- linkkejä. Käytän sovellukseen yritykseni rahaa noin 100e/kk. En ole siis myöskään saanut sovellusta ilmaiseksi blogitekstin kirjoittamista varten. Blogiteksti on kirjoitettu sillä ajatuksella, että siitä voisi olla lukijalle hyötyä ja saan tätä kautta orgaanista näkyvyyttä Googlessa.


Jäikö jokin mietityttämään? Laita kommenttia suoraan yhteystiedot- sivullaFacebookissa tai Instagramissa. Seuraa tilejäni somessa niin saat heti tiedon, kun uusi julkaisu on luettavissa! Halutessasi voit myös kannattaa blogin tekemistä hankkimalla jonkun Jessens.fi- fanituotteista alta tai suoraa verkkokaupastani täältä!

Pipedrive – Järkevän myyntitunnelin rakentaminen yritysmyyntiin

Markkinointi

Edellisessä blogitekstissä rakensimme verkkokaupan. Tämä kauppa on suunnattu kuluttajille eli yksityisille ihmisille. Haluamme tehdä kauppaa kuitenkin myös yritysten kanssa, koska heidän kanssaan tilaukset ovat usein isompia ja laskutus helpompaa.

Tässä blogitekstissä käymme läpi, mikä on myyntitunneli, kuinka semmoinen rakennetaan ja mitä hyötyä siitä on.

Mikä myyntitunneli

Myyntitunnelilla tarkoitetaan reittiä, missä potentiaalinen asiakas muuttuu asiakkaaksi. Potentiaalinen asiakas voi tulla joko uusasiakashankinnan kautta tai esimerkiksi orgaanisesti verkkosivujenne kautta. Miten liidejä käsitellään ja miten mahdollisimman monesta liidistä tulee sitten kauppa? Tätä varten rakennamme tunnelin, johon liidit viedään.

Yksinkertainen myyntitunneli näyttää tältä

Yläpuolella näet hyvin yksinkertaistetun tunnelin kylmästä liidistä aina kauppaan saakka. Tunnelin etenemisen seurannaksi on paljon hyviä työkaluja, mutta keskitymme blogitekstissä Pipedrive- nimiseen ohjelmaan.

Mikä on Pipedrive

Pipedrive on asiakkuudenhallintaohjelmisto (engl. customer relationship management, CRM) , jolla käsittelet asiakastietoja teet kaupan eri vaiheiden seuraamisesta ja toimista helppoa. Voit automatisoida esimerkiksi sähköpostiviestejä tai lähettää laskuja suoraa Pipedrivesta asiakkaalle. Myös muistutukset ja monen myyjän tuki nopeuttavat myynnin tekemistä. Voit myös seurata omaa kehitystäsi myyntien määrissä, arvioida tulevaa rahavirtaa ja soittaa vaikka asiakkaalle suoraa mobiilisovelluksen kautta.

Pipedriveen voi myös tehdä eri integraatioita muihin sovelluksiin, mutta emme käy näitä nyt sen enempää läpi. Yhdistäminen kuitenkin onnistuu helposti esimerkiksi Trelloon ja Slackkiin. Myös Googlen eri pilvisovellukset liittyvät kiinni helposti ja jos jokin osa puuttuu saa sen viimeistään Zapierilla onnistumaan.

Myyntitunnelin rakentaminen

Jaetaan tunnelin tekeminen yhteensä neljään osaan. Aluksi suunnittelemme, miten asiakkaat hankitaan, mihin heidät ohjataan, miten myynti tapahtuu ja miten asiakas saadaan pidettyä tyytyväisenä myös kaupan onnistumisen jälkeen. Suunnittelun jälkeen rakennamme tunnelin suunnitelmamme mukaan. Testauksessa testaamme ensin itse teknisen toteutuksen ja ensimmäisen asiakkaan kanssa itse myynnin toimimisen. Lopuksi asiakkaiden palautteen myötä jatkokehitetään tunnelia parhaan konversion ja asiakastyytyväisyyden saavuttamiseksi.

Suunnittelu ja tavoitteet

Aloitetaan myyntitunnelin tekeminen suunnittelemalla projekti. Meillä on käytössämme omat verkkosivut, puhelin, sähköposti ja hiukan rahaa. Haluamme näillä keinoilla hankkia maksimaalisen määrän potentiaalisia asiakkaita Pipedriveen. Koska on vuosi 2021 ja puhelimessa puhuminen on ikävää ja jännittävää, panostamme asiakashankinnassa hyvään verkkosivuun ja sähköpostiin. Päätämme tehdä seuraavat toimenpiteet, jolla maksimoidaan automaattinen vienti suoraan Pipedriveen.

  1. Koska meillä on verkkosivut, teemme laskeutumissivun jossa on yhteydenottolomake ja tietoa palveluistamme. Tämä yhteystietolomake ohjataan suoraan Pipedriveen. Tähän löytyy myös lisäosa suoraan Pipedriven puolelta.
  2. Koska meillä on myös hiukan rahaa, voimme tehdä muutaman Google Ads- mainoksen, että asiakkaamme löytävät meidät helposti. Mainos ohjaa yllä tehtyyn laskeutumissivuun.
  3. Suunnittelemme ilmaisella Mailchimp- ohjelmalla hyvän sähköpostiviestin. Sähköpostiviestissä on selvästi seuraavat alla olevat perusasiat. Katsothan ainakin nämä kuntoon.
    • kuka tarjoaa
    • mitä tarjotaan
    • miksi asiakkaan pitäisi olla kiinnostunut aiheesta
    • esimerkkiasiakkaan kokemukset, johon viestin saaja samaistuu ja
    • selkeä ja ohjaava nappi tai linkki, joka ohjaa yhteydenottosivulle
  4. Etsitään yrityksiä verkosta, jotka voisivat olla kiinnostuneita palvelusta tai tuotteesta.
Suunnitelmamme myynnin etenemisestä.

Rakentaminen Pipedriven avulla

Yllä näette yksinkertaisen suunnitelman koko myynnin etenemisestä. Kun tämä on suunniteltu, on seuraava vaihe rakentaa itse putki. Aloitamme helpottamalla liidien vientiä Pipedriveen, tämän jälkeen itse putken rakennus ja lopuksi sen testaaminen.

Kerääminen

Mikäli asiakas kontaktoidaan itse puhelimitse tai sähköpostitse, tällöin liidit viedään käsin Pipedriveen. Tiedot otetaan otetaan suoraa sähköpostista tai puhelimitse tiedot voidaan varmistaa ja tämän jälkeen hakea vaikka finderista.

Jos asiakas ohjataan taas verkkosivulle yhteydenottolomakkeeseen, voidaan nämä tiedot viedä automatisoidusti suoraan Pipedriveen. Tähän voi käyttää Pipedriven omaa Liidibuusteria, joka sisältää chatin, botin, verkkolomakkeen ja Prospektorin, joka etsii liidejä automaattisesti. Mikäli hinta vaikuttaa isolta, voidaan tämä myös kiertää niin, että sivulla on esimerkiksi Google forms, joka yhdistetään jo aikaisemmin mainitun Zapierin avulla Pipedriveen. Tässä kuitenkin on enemmän välivaiheita ja aina joku vaihe voi rikkoontua itsestään. Mikäli myyjiä on siis enemmän, kannattaa mahdollisesti harkita Liidibuusterin hankkimista.

Liidibuusteri sisältää neljä osaa.

Pipedrien putken rakennus

Aloitetaan putken tekeminen nimeämällä eri vaiheet, joita tulet tarvitsemaan. Näitä voi muokata, lisätä ja poistaa myös jälkikäteen. Todennäköisyys- kohdan alapuolelle tulee prosentti, jolla uskot kaupan menevän läpi. Tällä voidaan ennustaa euromääräisesti, paljon kauppoja on missäkin vaiheessa. Kun putki näyttää mielestäsi hyvältä, voit tallentaa putken ja lisätä haluamiasia liidejä.

Myyntitunnelin tekeminen käynnissä.

Testaaminen

Testaaminen aloitetaan lisäämällä liidi rakentamaamme myyntiputkeen. Lisäämme kaupan ja annamme haluamamme tiedot. Lomakkeen kenttiä voi itse muokata haluamakseen. Olen itse lisännyt kohtaan Organisaatio paikan Y-tunnukselle. Tämä helpottaa toteutuessa laskutusta ja yrityksen tunnistamista.

Kaupan lisääminen

Lopuksi tallennamme kaupan vasemmalta alhaalta ja näemme kaupan myyntiputken ensimmäisessä vaiheessa. Kun painamme kaupan painiketta, pääsemme lukemaan lisätietoa kaupasta. Mikäli haluamme, voimme myös tässä näkymässä siirtää kauppoja seuraaviin vaiheisiin tai vaikka poistaa koko kaupan.

Myyntitunnelin yleisnäkymä

Alla näette tärkeimmän näkymän kaupassa. Tämän kautta hallitset kaikki kauppaan liittyvät kohdat ja voit jopa lähettää laskuja näkymän kautta. Mikäli olet lisännyt kohtaan Henkilö sähköpostin ja yhdistänyt sähköpostisi pipedriveen, löydät kaikki asiakkaan kanssa lähetetyt sähköpostit myös tästä näkymästä. Vasemmalta löydät asiakkaan tiedot, ylhäältä kaupan etenemisen ja vasemmalla isoimmassa näkymässä kaiken muun.

Aloitamme luomalla aktiviteetin. Vasemmalla voit kirjoittaa itsellesi muistiinpanoja ja jos haluat vaihtaa puhelun esimerkiksi sähköpostiin, tämä onnistuu myös. Oikealla näkyy kalenterisi, joten voit suunnitella aktiviteetin kalenteriisi sopivaksi.

Kaupan tiedot

Kun tallennamme puhelun, voimme nähdä alhaalla kaikki toteutuneet toimenpiteet ja myös suunnitteilla olevat eli tulevat toimenpiteet. Tällä pystyt seuraamaan esimerkiksi lomalta palattuasi, mitä asiakkaan kanssa on sovittu ja miten kauppa on edennyt.

Kaupan aktiviteetit

Mittaaminen

Pipedrivesta löytyy myös hyvä yhteenveto myynnin seuraamisesta. Näkymässä pystyt seuraamaan omien tai koko tiimin tuloksia ja voit halutessasi myös toistaa sen toimiston tv:ssä, sillä oman dashboardin voi laittaa julkiseksi, joten kuka tahansa voi linkin tietäessään nähdä halutut tulokset. Näkymästä voit mitata kauppojen määrää, lähetettyjen sähköpostien tai puheluiden määrää. Jos tiimi koostuu isommasta porukasta, voit myös tutkia, miksi kauppoja menetetään. Onko asiakkaiden mielestä tuote liian kallis vai lopettaako asiakas vain kaiken kontaktoinnin ja laittaa 50% myyjien numeroista estolistalle heti tarjouksen jälkeen. Omaa näkymää voi muokata parhaiten itselleen sopivaksi.

Pipedriven raportoinnista näet paljon dataa kaupoistasi.

Kehittäminen

Paras tapa kehittää omaa myyntitunnelia ja on seurata dataa jatkuvasti ja tehdä sen perusteella tarvittavia toimenpiteitä joko myynnin eri vaiheisiin tai muuten palveluun. Suosittelen testaamaan jatkuvasti eri taktiikoita myynnissä ja miettimään, miten asiakkaan ostokokemusta voisi parantaa.

Loppusanat

Tämä tunneli on testattu ja olen rakentanut sillä Suomeen yli 120 yrityksen jälleenmyyjäverkon ja samalla tehnyt liikevaihtoa yli 100 000 euroa. Kuitenkin samat työvaiheet eivät sovi joka alalle, joten mietithän itse, mikä on sinun yrityksesi tavoite ja miten siihen päästään. Ennen Pipedrivea käytin kauppojen seuraamiseen exceliä, joten Pipedrive oli iso loikka ylöspäin.Sovellus ei ole ilmainen, mutta aikaa säästyy paljon ja liidejä ei enää unohdu tai muuten lämpimiä kauppoja katoa pelkwän unohduksen syynä.

Tarjous lukijoilleni

Mietitkö Pipedriven ostamista? Kirjaudu alla olevan linkin kautta ja testaa sovellusta ilmaiseksi 2vk ajan. Voit tämän jälkeen päättää, hankitko sovelluksen. Autat samalla minua blogin kehittämisessä ja ylläpitämisessä!

Tutustu Pipedriveen täältä: https://pipedrive.grsm.io/jessens

Huomio: Jessens Trading Oy on yhteistyössä Pipedriven kanssa ja saan korvauksen jokaisesta kauttani tehdystä tilauksesta. Ohjelmiston olen kuitenkin ostanut itse ja maksanut siitä viimeisen 3 vuoden aikana yhteensä noin 900e+alv. Kaikki blogitekstin mielipiteet ovat omiani, enkä ole saanut korvausta blogitekstin tekemisestä miltään taholta.


Jäikö jokin mietityttämään? Laita kommenttia suoraan yhteystiedot- sivullaFacebookissa tai Instagramissa. Seuraa tilejäni somessa niin saat heti tiedon, kun uusi julkaisu on luettavissa! Halutessasi voit myös kannattaa blogin tekemistä hankkimalla jonkun Jessens.fi- fanituotteista alta tai suoraa verkkokaupastani täältä!